Kanban

Lissette IPS
2 nov 2020
4 Min. de lectura

El sistema Kanban ha ganado popularidad en los últimos años. Este sistema surgió para utilizarse en los procesos de fabricación, pero a través del tiempo se ha convertido en una herramienta bastante usada por las empresas para la gestión de desarrollo de software. También ha comenzado a ser reconocido por grandes empresas u organizaciones de diversas áreas comerciales.

Aquí podrás ver puntos importantes respecto a esta metodología, como lo son su historia, principios, ventajas, inconvenientes, entre otros.

Historia

Este método nace en Toyota Production System, con fin de gestionar el trabajo.
A finales de los años 40, Toyota aplicó el sistema “just in time”, que representa un sistema de arrastre. En otras palabras, la producción estaba sustentada por la demanda y no por la conocida práctica del pull de fabricar productos e intentar venderlos en el mercado.
Aplicaron las bases del Lean Manufacturing en su Sistema de producción (hace referencia a una “producción ajustada”).
Su propósito base incide en minimizar el derroche sin afectar la producción.
El objetivo principal es crear más valor para el cliente sin generar más gastos.
A principios del siglo XXI, la industria del software identificó que esta metodología les permitía mejorar el proceso de creación y entrega de los productos.
En esta misma época se demostró que podría aplicarse a cualquier tipo de industria.

Image from: web de TOYOTA Global

Pero ¿en qué consiste y cómo funciona Kanban? vamos a verlo.

¿Qué significa Kanban?

Viene del japonés, y su traducción es: tarjeta con signos o señal visual.
El tablero básico de Kanban consiste en tres columnas: “Pendiente”, “En proceso” y “Hecho” (To do, In Progress and Done).
Dependiendo de su aplicación, sirve como fuente de información, mostrando situaciones como cuellos de botella e impedimentos en los avances..

Los 4 principios básicos de Kanban

Garantizar la Calidad: Todo debe salir con la calidad esperada sin margen de error. De aquí a que Kanban no sea conocido por la rapidez, sino más bien la calidad final de las tareas realizadas.

Minimizar los excesos: esta metodología se basa en ejecutar solo lo justo y necesario, pero hacerlo correctamente. Esto es conocido como la disminución de lo que se considera que es secundario o superficial, (principio YAGNI).

Mejora continua: permite la mejora en el desarrollo de los productos y proyectos, basado en los objetivos.

Flexibilidad: Permite la priorización de las tareas basado en los requerimientos del backlog (tareas pendientes), basándose en las necesidades del momento, lo cual otorga una capacidad de respuesta a requerimientos no planificados.

Las seis prácticas de Kanban

Las 6 prácticas identificadas por David J. Anderson que deben implementarse en un proyecto que aplica Kanban, son las siguientes:

Visualizar el flujo de trabajo y avance de las actividades
Eliminar las interrupciones que puedan frenar o retrasar al equipo.
Gestionar el flujo respecto a la priorización de las actividades.
Hacer políticas que permitan fomentar la visibilidad para todo el equipo.
Circuitos de retroalimentación
Mejorar la colaboración a través de modelos

Pasos para configurar tu estrategia de Kanban

La implementación del método Kanban implica la creación de de un tablero de actividades que nos permitirá mejorar el flujo de trabajo y alcanzar un ritmo sostenible.

Para esto debemos poder

Definir el flujo de trabajo de cada proyecto

Procedemos con la creación de nuestro tablero, el cual debe ser visible y accesible por cada integrante del equipo. Cada columna corresponderá a un estatus en específico dentro del flujo de actividades, a su vez esto nos permite identificar la situación actual de cada proyecto. El tablero debe tener tantas columnas como estados por los que pasa una actividad, desde que se inicia hasta que finaliza (p.e: backlog, in progress, testing, done, etc.).

Visualizar las fases del ciclo de producción

Kanban está basado en el principio de desarrollo incremental, distribuyendo el trabajo en diferentes partes. En otras palabras, no nos referimos a la actividad como tal, sino que la dividimos en diferentes etapas o pasos para estimular el proceso de desarrollo.

Stop Starting, Start Finishing

Esto también es considerado como el lema principal de la metodología Kanban. Nos impulsa a darle prioridad al trabajo que ya se encuentra en ejecución, antes que proceder con nuevas actividades.

Controlar el flujo

Kanaban es aplicado a varios proyectos y equipos, por eso su enfoque respecto al flujo se basa en mantener a los miembros de los equipos con un flujo de trabajo activo, las actividades más relevantes y prioritarias en cola para ser ejecutadas y/o desarrolladas y un seguimiento pasivo para no frenarlos e interrumpirlos frecuentemente.

Mas adelante en anécdotas podrán visualizar su implementación con ejemplos reales y como esto puede variar según el proyecto y la empresa.

Ventajas

Mejora continua
Versatilidad
Transparencia
Flujo de trabajo homogéneo
Sencilla implementación
Puede aplicarse en diversas situaciones

Inconvenientes

La poca planificación respecto al tiempo puede provocar retrasos con las fechas de entrega
Las competencias interprofesionales
El trabajo debe poder dividirse en distintas fases

¿Cómo implementar el método Kanban en tu empresa?

Evalúa tus necesidades
Adquiere una herramienta digital o confecciona tus etiquetas
Limita las actividades gestionadas con el Kanban
Establece objetivos que coincidan con la capacidad de tu equipo

Donde puede ser aplicado Kanban

Esta metodología puede ser aplicada tanto para grandes equipos como para pequeños e incluso de forma individual que podrán organizar su flujo de trabajo personal de forma más eficiente.

También tenemos los calificados flight levels (FL). Klaus Leopold, conocido por ser pionero en el desarrollo de Kanban, indica a través de tres niveles diferentes como Kanban puede aportar:

FL1: Nivel operativo: es el más bajo, se encuentra el equipo de especialistas cuyo trabajo diario consiste en terminar un producto o preparar un servicio.
FL2: Coordinación: aborda la coordinación entre equipos.
FL3: Gestión estratégica del portafolio: este es alcanzado cuando se logra organizar un proyecto exitosamente con Kanban y se aplican las metodologías ágiles en todo el portafolio de proyectos, mejorando así el flujo de trabajo de toda la empresa.

Algo muy importante es que Kanban puede implementarse sin inconveniente alguno junto a otros métodos debido a su versatilidad. Una de las combinaciones más frecuentes es la de Kanban y Scrum.

Personalmente para mi como "Agile professional", ambos son esenciales en conjunto, ya que el tablero Kanban me permite tener un mayor control y visibilidad de la situación actual de mis proyectos, mientras que Scrum como tal, complementa la gestión a nivel de planificación, con sus eventos, artefactos y demás, y aunque es menos versátil que Kanban, tienes sus pautas para ser aplicado. Más adelante estaremos conversando sobre el marco de trabajo de Scrum.